درسنامه آموزشی کاربر اتوماسیون اداری (نرم افزار Word)

درس اول

هدف کلی واحدکار

توانایی کار با اشیای گرافیکی

هدف‌های رفتاری

- ایجاد کادرهای متنی
- آشنایی با Word Art
- اضافه کردن تصویر به متن
- تنظیمات و برش تصویر

مقدمه

افزودن عکس، نمودار و جدول به سند، روشی عالی برای نشان دادن اطلاعات مهم به‌صورت ساده و قابل فهم است. تصاویر می‌توانند ظاهر کلی سند را بهبود بخشیده و آن را زیباتر کنند.

کادرهای متنی و Word Art

کادرهای متنی و Word Art از امکانات گرافیکی Word است که معمولاً برای جلب توجه بیشتر به یک متن خاص، استفاده می‌شوند.

کادر متنی (TextBox)

کادر متنی، کادری است که می‌توان متن یا هر شیء گرافیکی را داخل آن اضافه کرده و در هر نقطه دلخواه از صفحه (حتی درون حاشیه‌ها) قرار داد. در کادرهای متنی جهت نوشته را هم می‌توانید به دلخواه تغییر دهید.

روش درج کادر متنی (Text Box)

1- از سربرگ Insert و گروه Text، روی گزینه Text Box کلیک کنید تا مجموعه کادرهای متنی ظاهر شوند.

2- از لیست، یکی از انواع کادر متنی را انتخاب و روی آن کلیک کنید تا در سند قرار گیرد.

3- در کادر متنی ایجاد شده، یک متن داخل کروشه ([ ]) دیده می‌شود که با کلیک بر روی آن، متن خود را نوشته و جایگزین کنید.

 4- چنانچه بخواهید خودتان کادر متنی را ایجاد کنید، از لیست بازشده، گزینه Draw Text Box را انتخاب کنید.

5- با ماوس روی مکان دلخواه در سند کلیک کرده و درگ کنید. کادر متنی به سند اضافه شده و می‌توانید متن موردنظر را در داخل آن بنویسید.

6- با کلیک روی فضای خارج از کادر متنی، از آن خارج شوید.

Word Art

Word Art قابلیت جذابی برای افزودن جلوه‌های هنری به متن است. از Word Art می‌توانید برای جلب توجه بیشتر به بخشی از متن، استفاده کنید. بهتر است که از این قابلیت در نامه‌های رسمی و اداری استفاده نکنید. برای استفاده از Word Art مراحل زیر را طی کنید:

1- مکان‌نما را در محلی که می‌خواهید متن هنری ایجاد شود، قرار داده و از سربرگ Insert و گروه Text بر روی پیکان کشویی آیکون  کلیک کنید.

2- از کادر سبک‌های WordArt که ظاهر شده است، با کلیک روی سبک موردنظر، آن را انتخاب کنید.

3- نرم‌افزار Word به‌طور خودکار یک کادرمتنی ایجاد می‌کند و شما می‌توانید متن خود را به‌ جای متن موجود در آن بنویسید.

4- با کلیک روی کادر متنی Word Art، سربرگ Format به ریبون اضافه می‌شود که با استفاده از آن می‌توانید سبک، رنگ و شکل متن هنری را تغییر دهید.

5- با کلیک روی فضای خارج از کادر Word Art، از آن خارج شوید.

تصاویر (Pictures)

برای استفاده از تصاویر، بهتر است آن‌ها را از قبل در کامپیوتر خود ذخیره کرده باشید. برای اضافه کردن تصویر به سند:

1- مکان‌نما را در محلی که می‌خواهید تصویر نشان داده شود، قراردهید.

2- از سربرگ Insert و گروه Illustrations، روی گزینه Pictures کلیک کنید.

3- کادر محاوره‌ای Insert Picture ظاهر می‌شود. از مسیری که تصویر موردنظر شما در آن قراردارد، تصویر را انتخاب کرده و روی Insert کلیک کنید.

4- تصویر به سند اضافه می‌شود.

چگونه می‌توان اندازه تصویری که به سند اضافه شده است را تغییر داد؟

برای تغییر اندازه تصویر، روی یکی از دستگیره‌هایی (دایره‌های توخالی) که در چهارگوشهٔ آن ظاهر شده، کلیک کرده و بکشید. تصویر با حفظ نسبت‌ها تغییر اندازه می‌دهد. اگر می‌خواهید آن را به‌صورت افقی یا عمودی بزرگ کنید، می‌توانید از دستگیره‌های روی اضلاع استفاده کنید. برای دوران شکل نیز، دستگیره‌ای در بالای آن وجود دارد.

تغییر تنظیمات Text Wrap

بعد از افزودن تصویر به سند، به‌دلیل تنظیمات اولیه Text Wrap، جابه‌جایی آن در صفحه به آسانی میسر نیست. اگر می‌خواهید تصویر را آزادانه حرکت دهید، یا می‌خواهید متن در اطراف تصویر قرار گیرد، باید این تنظیمات را تغییر دهید. برای این کار:

1- با کلیک روی تصویر، آن را انتخاب کنید. تا سربرگ Format در ریبون ظاهر شود.

2- در سربرگ Format، روی دستور Wrap Text از گروه Arrange کلیک کنید. سپس نوع Wrap Text موردنظر را انتخاب کنید. برای مثال، گزینه Square، تصویر را در کنار یا میان متن آزادانه حرکت می‌دهد.

قالب‌بندی تصاویر

ابزارهایی برای قالب‌بندی تصاویر در Word وجود دارد. به عنوان مثال، می‌توانید اندازه یا شکل تصویر را متناسب با سند خود تغییر دهید. با استفاده از ابزار تنظیم تصویر Word می‌توانید ظاهر آن را نیز بهتر کنید. در ادامه با چند ابزار تنظیم تصویر از سربرگ Format که کاربرد بیشتری دارند، آشنا می‌شوید.

ابزار برش (Crop)

برای حذف بخش‌های زائد تصویری که به سند اضافه شده است، می‌توانید از ابزار برش (Crop) استفاده کنید. این ابزار قسمت‌های اضافه تصویر را برش داده و بخش موردنظر شما را بر روی سند باقی می‌گذارد.

برش تصویر 

1- تصویری را که می‌خواهید برش دهید انتخاب کنید تا سربرگ Format ظاهر شود.

2- فرمان Crop را انتخاب کنید.

3- دستگیره‌های برش در کناره‌ها و گوشه‌های تصویر ظاهر می‌شوند. برای برش دادن تصویر، روی هر دستگیره کلیک کرده و بکشید. از آنجا که دستگیره‌های برش نزدیک به دستگیره‌های تغییر اندازه هستند، مراقب باشید به اشتباه دستگیره تغییر اندازه را نکشید.

4- برای تأیید، دوباره روی دستور Crop یا جایی خارج از تصویر، کلیک کنید. تصویر بریده خواهد شد.

برش (Crop) یک تصویر به صورت یک شکل

1- پس از انتخاب فرمان Crop از سربرگ Format روی پیکان کشویی Crop کلیک کرده و با انتخاب گزینه Crop to Shape، از منوی کشویی، شکل مورد نظر را انتخاب کنید.

2- تصویر مانند شکل انتخاب شده، برش داده می‌شود.

افزودن حاشیه (Border) به تصویر

1- تصویری که می‌خواهید حاشیه‌ای به آن اضافه شود انتخاب کرده، سپس روی سربرگ Format کلیک کنید.

2- روی دستور Picture Border کلیک کرده و از منوی کشویی ظاهر شده، رنگ، ضخامت و نوع خط را انتخاب کنید.

3- حاشیه در اطراف تصویر ظاهر می‌شود.

سایر تنظیمات تصویر در زبانه Format

با استفاده از سربرگ Format، می‌توان ویژگی‌هایی مانند رنگ، وضوح و روشنی تصویر را تغییر داده و همچنین از آن برای اضافه کردن قاب، سایه و سایر جلوه‌های از پیش تعریف شده استفاده کرد که در جدول زیر تعدادی از این تنظیمات توضیح داده شده است:

عملکرد گزینه‌های تنظیم تصویر در زبانه Format
گزینه	آیکون	عملکرد
Corrections		تنظیم میزان شفافیت، تضاد رنگ، وضوح و روشنایی تصویر
Color		تنظیم میزان اشباع تصویر (شاد بودن رنگ‌ها)، تُن (دمای رنگ از سرد تا گرم) و رنگ‌آمیزی
Artitic Effects		اعمال جلوه‌های ویژه مانند پاستل، آب رنگ، اعوجاج یا لبه‌های درخشان روی تصویر
Picture Style		اعمال الگوهای از قبل تعریف شده روی تصویر
Compress Picture		فشرده‌سازی تصویر برای کم کردن حجم سند
Change Picture		تعویض تصویر با یک تصویر دیگر
Reset Picture		برگرداندن تغییرات تصویر به حالت اولیه
Position		تعیین محل قرارگیری تصویر نسبت به متن و تصاویر دیگر

واژه‌نامه

حاشیه	Border
برش	Crop
رسم کردن	Draw
درج کردن	Insert
تصویر	Picture
کادر متن	Text Box
کلمه هنری	Word Art

درس دوم

هدف کلی واحدکار

توانایی کار با اشیای گرافیکی

هدف‌های رفتاری

- درج اشکال (Shapes)
- آشنایی با روش کار با اشکال گرافیکی
- گروه‌بندی و جداسازی اشیاء گرافیکی
- روش رسم نمودار
- روش رسم Smart Art

اشکال (Shapes) 

نرم‌افزار Word امکان اضافه کردن شکل‌های مختلف مانند: خطوط، پیکان‌ها، اشکال هندسی، ستاره‌ها و اشکال ترسیم فلوچارت به سند را به شما می‌دهد. به عنوان مثال، در صورتی‌که بخواهید نام و آدرس خود را از بقیه کارنامک (رزومه) خود جدا کنید از یک خط استفاده می‌نمایید. اشکال علاوه‌بر زیباتر کردن سند شما، خواندن آن را هم آسان‌تر می‌کنند:

برای اضافه کردن یک شکل به سند به روش زیر عمل کنید:

1- از سربرگ Insert، گزینه Shapes را از گروه Illustrations انتخاب کنید. یک منوی کشویی از اشکال ظاهر می‌شود.

2- از مجموعه شکل‌ها که در گروه‌های مختلف دسته‌بندی شده‌اند، یک شکل را انتخاب کنید.

تغییر ترتیب قرارگیری شکل‌ها

گاهی ممکن است لازم باشد که ترتیب قرارگیری اشکال را تغییر دهید تا شکلی که بیشتر باید دیده شود، جلوتر قرار گیرد. می‌توانید شکلی را به جلو بیاورید یا آن را به عقب بفرستید. اگر چندین تصویر دارید، می‌توانید از Bring to Front یا Send to Back برای تنظیم دقیق‌تر استفاده کنید. همچنین می‌توانید شکلی را در جلو یا پشت متن قرار دهید، برای این کار:

1- روی شکلی که می‌خواهید حرکت دهید کلیک راست کنید. مثلاً در شکل قبلی، برای اینکه روبان در پشت خورشید ظاهر شود، بر روی روبان کلیک راست کنید.

2- از گزینه‌های ظاهر شده Send to Back را انتخاب کنید.

گروه‌بندی و جداسازی اشیاء گرافیکی (Group & UnGroup)

گاهی اوقات، ممکن است بخواهید چندین شیء را در یک گروه قرار دهید تا بتوانید به‌طور هم‌زمان تغییرات رنگ و اندازه را روی آن‌ها اعمال کرده و یا همه اشیاء را با هم حرکت دهید. به عنوان مثال (شکل سمت راست) را مشاهده کنید (این شکل از کنار هم قرار گرفتن چندین شیء درست شده است). چنانچه قبل از گروه‌بندی اشیاء، اقدام به جابه‌جایی شکل نمایید، تصویر به‌هم می‌ریزد. (شکل سمت چپ)

برای رفع این مشکل، Word امکان گروه‌بندی (Group) اشیاء گرافیکی را در اختیار شما قرار داده است. برای گروه‌بندی تصاویر:

1- کلید Shift یا Ctrl را نگه داشته و روی اشیایی که می‌خواهید گروه‌بندی شوند کلیک کنید.

2- گروه Arrange از سربرگ Format را انتخاب کرده و روی دستور Group کلیک کنید.

3- از منوی باز شده، گزینه Group را انتخاب کنید. اشیاء انتخابی گروه‌بندی شده و یک کادر با دسته‌هایی برای انتخاب، در اطراف کل گروه ظاهر می‌شود تا بتوانید همه اشیاء را به‌طور هم‌زمان جابه‌جا کنید یا اندازه آن‌ها را تغییر دهید.

4- اگر یک‌بار دیگر از منوی باز شده، گزینه Ungroup را انتخاب کنید، اشیاء از حالت گروه‌بندی خارج می‌شوند.

نمودار (Chart)

نمودار ابزاری گرافیکی است که به شما در ارائه بهتر داده‌های عددی و مقایسه آن‌ها کمک می‌کند. با ابزار نمودار درک اطلاعات آسان‌تر می‌شود. انواع مختلفی از نمودارها برای انتخاب وجود دارند. برای استفاده بهتر از نمودارها، باید بدانید که کدام‌یک از آن‌ها برای کار شما مؤثرتر است.

برای درج نمودار در سند به‌روش زیر عمل کنید:

1- مکان‌نما را در مکانی از سند که می‌خواهید نمودار درج شود، قرار دهید.

2- در سربرگ Insert، روی گزینه Chart در گروه Illustrations کلیک کنید.

3- کادر محاوره‌ای Insert Chart باز می‌شود. در سمت چپ کادر نوع نمودار و در سمت راست مدل نمودارها نمایش داده می‌شود. آن‌ها را مرور و یکی را با کلیک روی آن و فشردن دکمه OK انتخاب کنید.

4- نمودار و پنجره برنامه صفحه گسترده (Excel)، بر روی صفحه ظاهر می‌شود. داده‌های موجود در جدول، نمونه‌ای است که باید آن را با داده‌های موردنظر خود جایگزین کنید. Word از داده‌های جدول برای ایجاد نمودار استفاده خواهد کرد.

5- پس از پایان کار، روی  کلیک کنید تا پنجره صفحه گسترده بسته شده و نمودار رسم گردد.

6- پس از رسم نمودار، با انتخاب آن، سربرگ Design ظاهر می‌شود که با استفاده از امکانات آن می‌توانید نمودار را ویرایش کرده و یا نوع آن را تغییر دهید.

نمودارهای سازمانی (SmartArt)

با استفاده از ویژگی SmartArt، می‌توانید نمودارهای سازمانی یا دیاگرام رسم کنید. برای رسم نمودارهای سازمانی به روش زیر عمل کنید:

1- مکان‌نما را در مکانی از سند که می‌خواهید نمودار رسم شود، قرار دهید.

2- در سربرگ Insert، روی گزینه  در گروه Illustrations کلیک کنید.

3- کادر محاوره‌ای Choose a SmartArt Graphic باز می‌شود. در سمت چپ کادر انواع نمودار و در سمت راست مدل نمودارها نمایش داده می‌شود. آن‌ها را مرور و یکی را انتخاب کنید.

4- با فشردن کلید OK، نمودار موردنظر به سند اضافه می‌شود.

1- با انتخاب نمودار سازمانی، پنجره متن (Type your text here) در سمت چپ آن ظاهر می‌شود. اگر ظاهر نشد، روی پیکان کوچک در لبه سمت چپ نمودار کلیک کنید.

2- عنوان موردنظر را در کنار هر بالت در صفحه متن وارد کنید. متن در شکل مربوطه در داخل نمودار ظاهر شده و اندازه آن به‌طور خودکار تغییر می‌کند تا در داخل شکل جای گیرد.

3- با انتخاب نمودار سازمانی، سربرگ Format به ریبون اضافه می‌شود که با استفاده از آن می‌توان ویرایش نمودار را انجام داد.

واژه‌نامه

پیکان، فلش	Arrow	گروه	Group
آوردن به‌ جلو	Bring to front	ارسال به عقب	Send to Back
نمودار	Chart	شکل	Shape
طرح	Design	نمودار سازمانی	SmartArt